Privacyverklaring

Laatste update: 17/06/2021

Dobco Medical Systems neemt privacy heel ernstig. We zetten dan ook sterk in op de bescherming van uw persoonlijke gegevens. Dobco Medical Systems bevestigt uitdrukkelijk dat alle persoonsgegevens zullen worden verwerkt in overeenstemming met de Belgische wet van 8 december 1992 en de verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en over de vrije van deze gegevens (hierna GDPR) voorzover mogelijk en wenselijk. Als verwerkingsverantwoordelijke, vinden wij het ook belangerijk om u te informeren over de manier waarop wij u persoonlijke data gebruiken u hierin keuzes te laten. Dit privacybeleid heeft als doel u te helpen begrijpen welke data we verzamelen, waarom we deze verzamelen en hoe we deze data aanwenden. Dit is belangerijk en we moedigen u dan ook aan om de tijd te nemen dit beleid zorgvuldig te lezen.

1. REIKWIJDTE VAN DIT PRIVACYBELEID

  • Dit privacy beleid is van toepassing op
    • de persoonsgegevens die bekomen worden bij het gebruik van de bedrijfswebsite, bij het registreren voor de nieuwsbrief, het invullen van een contactformulier of het aanvragen van een PACSonWEB demo account,
    • de persoonsgegevens, verwerkt in het kader van sollicitaties,
    • de persoonsgegevens, verwerkt in het kader van contractuele relaties met klanten en leveranciers,
    • alle algemene voorwaarden en andere beleidsregels van Dobco Medical Systems die van toepassing zijn op de verleende diensten,
    • op alle persoonlijke informatie, verzameld van de gebruikers van het PACSonWEB platform. Dit omvat zowel alle dokters, tandartsen, specialisten, … die zich registereren voor en PACSonWEB gebruiken via een account als niet geregistreerde gebruikers die een onderzoek openen aan de hand van referentienummer en geboortedatum.

Dit privacybeleid is niet van toepassing op de patiëntdata die Dobco Medical Systems verwerkt in opdracht van de gekoppelde ziekenhuizen en radiologieafdelingen. Hiervoor verwijzen we naar het privacybeleid van de betrokken radiologieafdeling.

2. DE INFORMATIE DIE WE VERZAMELEN, DE REDEN WAAROM EN DE BIJHORENDE RECHTSGROND

De informatie die we verzamelen kan onder andere persoonsgegevens bevatten. Persoonsgegevens kunnen worden gedefinieerd als informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (' betrokkene '). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

We behandelen de persoonsgegevens die u ons toevertrouwd, in vertrouwen, in lijn met dit privacybeleid en met nationale en internationele wettelijke bepalingen.

2.1 Als gebruiker van onze PACSonWEB platform

  • Indien u een geregistreerde gebruiker bent van het PACSonWEB platform, verwerken wij in het kader van de overeenkomst hiervoor volgende gegevens:
    • Naam + voornaam
    • Emailadres
    • GSM nummer
    • Telefoonnummer praktijk (optioneel)
    • Geslacht
    • Taal
    • IP adres bij aanmelden op het portaal
    • Tijdstip van aanmelden op het portaal
    • Lijst radiologiepraktijken met aangevraagde onderzoeken
  • Wanneer u gebruik maakt van het PACSonWEB portaal, worden de benodigde persoonsgegevens opgeslagen in onze databank en zullen deze desdanig verwerkt worden om volgende doelstellingen te kunnen garanderen:
    • Traceerbaarheid van geregistreerde toegang tot medische informatie;
    • Implementatie van relevante beveiligde authenticatie en authorisatie methodes. Dit omvat bijvoorbeeld het versturen van emails of tekstberichten for two-factor authenticatie protocollen;
    • Het automatisch versturen van een emails wanneer een nieuwe studie beschikbaar is voor de gebruiker in PACSonWEB;
    • Kwaliteitsverbetering van onze diensten en informatie;
    • Aanleveren van lijst met geregistreerde gebruikers aan ziekenhuizen die PACSonWEB aanwenden voor distributie. Deze lijst omvat uitsluitend Naam, Voornaam en Identificatienummer als arts (RIZIV, BIG, …).
  • Indien u zich op het PACSonWEB portaal aanmeldt met behulp van een referentienummer en een geboortedatum, verwerken wij hiervoor volgende gegevens:
    • Referentienummer
    • Geboortedatum
    • IP adres
    • Datum + Tijdstip

De persoonsgegevens, verschaft in the kader van een accountregistratie worden bewaard voor een periode van 2 jaar na de laatstse succesvolle inlogpoging.

De gegevens met betrekking tot toegang tot medische gegevens, zal ook voor 10 jaar bewaard worden, tenzij het noodzakelijk is dat we deze gegevens langer bijhouden voor wettelijke doeleinden. Deze tijdspanne is noodzakelijk om de vooropgestelde doeleinden te kunnen realiseren.

Bijkomstig worden er bij het bezoeken van het PACSonWEB portaal cookies gebruikt, bvb voor het registreren van een sessie ID zolang een gebruiker ingelogd blijft. Deze cookies bevatten geen persoonlijke informatie. Voor de volledige uitleg met betrekking tot het gebruik van cookies, verwijzen wij u graag naar het CookieBeleid op het PACSonWEB portaal.

2.2 Als bezoeker van onze Corporate website (www.dobcomed.com)

U kunt onze bedrijfswebsite bezoeken zonder persoonsgegevens vrij te geven. Indien persoonsgegevens geregistreerd worden, bvb bij het invullen van een contact formulier of registratie voor de nieuwsbrief.

De verstrekte persoonsgegevens worden opgeslagen voor de duur van de gerelateerde dienstverlening + 2 jaar.

  • In deze specifieke gevallen worden de vermelde persoonsgegevens verwerkt:
  • Aanvraag voor een PACSonWEB Demo account
    • Naam + voornaam
    • Emailadres
    • Bedrijf + functie binnen het bedrijf
    • Adres + land
    • Telefoonnummer
  • Inzenden van een contactformulier:
    • Naam
    • Emailadres
    • Bedrijf + functie binnen het bedrijf
    • Telefoonnummer
  • Contacteren van de ServiceDesk
    • Naam
    • Indien verdere opvolging noodzakelijk is: Emailadres en/of Telefoonnummer
  • Het doel van de verwerking is
    • U de benodigde informatie kunnen verschaffen;
    • De kwaliteit van onze diensten en informatie te kunnen verbeteren;

    en is gebaseerd op uw toestemming waarbij de verzamelde persoonsgegevens vrijwillig door u verstrekt worden.

Indien Dobco Medical Systems beslist om de gegevens aan te wenden voor bijkomstige doeleinden en waarvoor gerechtvaardigd belang geen geldige grondslag is, zal expliciet toestemming gevraagd worden voor de beoogde verwerking voorafgaand aan de eigenlijke verwerking van de betrokken gegevens.

Om toestemming te geven, zal het expliciet vereist zijn om een checkbox aan te vinken die aangeeft “dat toestemming wordt gegeven om de persoonsgegevens te verwerken voor het vermelde doeleinde.” U heeft het recht om uw toestemming ten allen tijde in te trekken. Het intrekken van uw toestemming zal geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking, voorafgaand aan de intrekking. Hiervoor volstaat het om dit telefonisch of per mail te melden aan onze supportdesk.

Bijkomstig wordt bij het bezoeken van onze website er cookies gebruikt. Voor de volledige uitleg met betrekking tot het gebruik van cookies, verwijzen wij u graag naar het CookieBeleid van onze corporate website.

2.3 Als sollicitant

  • Wanneer u ons contacteert in het kader van een openstaande vacature of spontane sollicitatie, verzamelen wij volgende gegevens:
    • Naam + voornaam
    • Adres + land
    • Emailadres
    • Telefoonnummer
    • CV

Daarnaast wordt u ook gescreend op relevante sociale media die betrekking hebben tot uw professionele activiteiten zoals bvb LinkedIn.

De verwerking van uw persoonsgegevens is bijgevolg nodig om maatregelen te kunnen nemen voorafgaand aan het sluiten van een arbeidsovereenkomst en het is in het gerechtvaardigd belang van Dobco Medical Systems i.e. het belang om u te beoordelen alvorens u een aanbod van tewerkstelling te doen wat ons eveneens in uw belang lijkt of alleszins weegt dit niet op tegen ons belang.

Standaard bewaren wij uw gegevens voor de termijn van de sollicitatieprocedure. Indien u kandidatuur niet weerhouden werd maar wij uw gegevens wensen te bewaren voor toekomstige vacatures zullen wij u hiervoor uw toestemming vragen. Uw gegevens zullen dan voor een periode van 2 jaar bewaard blijven.

2.4 Als klant

  • Wanneer uw organisatie een contractuele relatie heeft met Dobco Medical Systems inzake het gebruik van één of meerdere diensten, zullen wij, volgende gegevens verzamelen:
    • Naam + voornaam
    • Bedrijf + functie binnen het bedrijf
    • Adres + land
    • Emailadres
    • Telefoonnummer
  • Dit doen wij in het kader van het uitvoeren van de overeenkomst voor alle personen die betrokken zijn bij volgende fases van de dienst:
    • het contractueel afsluiten
    • het implementeren
    • het dagelijks gebruik

    En dit tot twee jaar na het beëindigen van alle contractuele relaties met Dobco.

2.5 Als leverancier

  • Indien u een commerciële relatie heeft met Dobco Medical Systems, verzamelen wij volgende gegevens:
    • Naam + voornaam
    • Bedrijf + functie binnen het bedrijf
    • Adres + land
    • Emailadres
    • Telefoonnummer
  • Deze gegevens worden enkel bewaard in kader van de uitvoering van de commerciële overeenkomst en worden verwijderd twee jaar na de laatste samenwerking.

3. UW RECHTEN

  • Onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om:
    • Een overzicht te vragen van de persoonsgegevens die van u hebben
    • Uw persoonsgegevens te verbeteren
    • Het wissen van persoonsgegevens te vragen
    • Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (bv. voor marketing doeleinden)
    • Uw toestemming te allen tijde in te trekken (bv. Bijhouden van uw CV)
    • Uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen

In het geval u één of meerdere van bovenstaande rechten, wenst uit te oefenen voor data waarvoor Dobco Medical Systems betrokken is als verwerker en waarvoor een ziekenhuis of radiologieafdeling de verwerkingsverantwoordelijke is, dient u uw vraag neer te leggen bij de betrokken radiologieafdeling.

Voor persoonsgegevens die rechtstreeks door Dobco Medical Systems werden verzameld, heeft u de mogelijkheid om uw verzoek per mail in te dienen op het adres data_protection_officer@dobcomed.com
of
per brief, geadresseerd aan het hoofdkantoor
Dobco Medical Systems
Nachtegaalstraat 6 W05,
9240 Zele, Belgium
Ter identificatie wordt u verzocht een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart mee te sturen.

Na het controleren van uw identiteit, zullen wij al het redelijke doen om uw verzoek in te willigen tenzij uw verzoek onredelijke maatregelen zou vergen (bvb technisch of organisatorisch nagenoeg onhaalbaar of extreem duur). Dobco Medical Systems kan ook verzoeken weigeren indien deze onredelijk repititief of systematisch zijn.

Uw verzoek zal, in de mate van het mogelijke, binnen de maand na ontvangst afgehandeld worden.

4. HOE INBREUKEN OP UW RECHTEN EN VRIJHEDEN MELDEN?

Indien u van mening bent dat Dobco Medical Systems uw rechten of vrijheden geschonden heeft, kunt u dit per mail melden aan onze data protection officer via het adres: data_protection_officer@dobcomed.com

We zullen alles doen wat redelijkerwijs mogelijk is om het probleem op te sporen en op te lossen.

In een dergelijk geval kunt u ook de toezichthoudende authoriteit, zijnde de commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, contacteren:

Voor België:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel: +32 2 274 48 00
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Voor Frankrijk:
Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
8 rue Vivienne, CS 30223
F-75002 Paris, Cedex 02
Tel: +33 1 53 73 22 22
https://www.cnil.fr/fr

Voor Nederland:
Autoriteit Persoonsgegevens
Prins Clauslaan 60
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Tel: +31 70 888 8500
https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Voor Noorwegen:
Norwegian Data Protection Authority
P.O. Box 8177 Dep
NO-0034, Oslo
Tel: + 47 22 39 69 00
www.datatilsynet.no

Voor Zwitserland:
Office of the Federal Data Protection and Information Commissioner
Feldeggweg 1
CH - 3003 Berne
Tel: +41 58 462 43 95
https://www.edoeb.admin.ch/

Voor Slovenië:
Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22
SI-1000 Ljubljana
Tel: +386 1 230 97 30
https://www.ip-rs.si/

Voor Duitsland:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstraße 30
53117 Bonn
Tel: + 49 228-997799-0
https://www.bfdi.bund.de/

5. DERDE PARTIJEN

Persoonsgegevens, verzameld door Dobco Medical systems, kunnen doorgegeven worden aan een derde partij verwerker voor de doeleinden waarvoor de gebruiker de informatie ter beschikking heeft gesteld of voor het beheer van ons portaal of voor andere interne administratieve doeleinden. De persoonsgegevens kunnen ook doorgestuurd worden naar derde partij service verleners inzake identiteitscontrole, website hosting en beheer, data analyse, data backup, beveiliging en opslag. Hierdoor is het mogelijk dat persoonsgegevens verstuurd worden buiten het land van de bezoeker. Door het registreren van gegevens via de bedrijfswebsite van Dobco Medical Systems website of het PACSonWEB portal, geeft de bezoeker de expliciete toestemming voor de overdracht van deze gegevens voor de uitvoering van zijn of haar vrijwillige verzoeken of anderszins zoals uiteengezet in het gedeelte '2. De informatie die we verzamelen, de reden waarom en de bijhorende rechtsgrond'.

  • Het beleid van Dobco Medical Systems staat toe om informatie vrij te geven aan derden, in volgende omstandigheden:
    • Zoals vereist door toepasselijke wetgeving, statuut, regel, regelgeving of professionele standaard, of door dagvaarding, huiszoekingsbevel of ander juridisch proces
    • Voor wettelijke doeleinden
    • Wanneer expliciet aangevraagd door de betrokkene
    • Indien nodig om conferenties of evenementen mogelijk te maken die worden gehost door een derde partij
    • Of andere zoals uiteengezet in dit beleid

6. BEVEILIGING

Dobco Medical Systems zal, voor in de mate van het mogelijke, technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen die in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving op het gebied van privacy en gegevensbeveiliging om een veilige verwerking van uw persoonsgegevens te garanderen. De risico's van onopzettelijke of ongeoorloofde vernietiging, onopzettelijk verlies, wijziging van of toegang door onbevoegden en elke andere ongeoorloofde verwerking van uw persoonlijke gegevens worden hierdoor tot een minimum beperkt.

7. WIJZIGINGEN IN ONS PRIVACYBELEID

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. We zullen dit doen door het plaatsen van de bijgewerkte versie op de Dobco Medical Systsems’ bedrijfswebsite en het PACSonWEB portaal. Wanneer we wijzigingen in ons beleid publiceren, zullen we de datum van de "laatste update" van ons privacybeleid wijzigen. Wij raden u dan ook aan om ons privacybeleid periodiek te lezen.

8. CONTACTEER ONS

  • In het geval u
    • een vraag of een bezorgdheid heeft inzake de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan,
    • Een vraag heeft inzake dit privacybeleid,
    • uw privacy rechten wenst uit te oefenen,
  • kunt u ons contacteren per mail via het adres data_protection_officer@dobcomed.com
  • Indien u dit verkiest kunt u ons per brief contacteren op volgend adres:
    Dobco Medical Systems
    Nachtegaalstraat 6 W05
    9240 Zele
    België

  • Ter identificatie, wordt u verzocht een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart mee te sturen.